Büroplanung und Grundriss: 20 Fragen, die Sie vor dem Umbau klären sollten

Die meisten Büros werden nicht schlecht geplant, weil jemand schlampig gearbeitet hat. Sie werden schlecht geplant, weil am Anfang die falschen Fragen gestellt wurden. Dann beginnt die Planung mit der Frage, welche Möbel gefallen, und erst im Laufe des Projekts fällt auf, dass die Steckdosen an der falschen Wand liegen, der Fluchtweg die schönste Fläche blockiert oder für zwölf Telefonate gleichzeitig kein einziger Ort vorgesehen ist.

Diese Checkliste dreht die Reihenfolge um. Sie enthält 20 Fragen, die Sie klären sollten, bevor ein Grundriss gezeichnet oder ein Möbelstück bestellt wird. Sie eignen sich für den Umzug in neue Räume genauso wie für den Umbau auf der bestehenden Fläche. Wer sie beantworten kann, hat eine solide Grundlage für jede Planung, egal ob Sie selbst planen oder einen Büroplaner beauftragen.

Welche Grundrissarten gibt es im Büro?

Bevor es an die Fragen geht, lohnt ein Blick auf die Grundtypen, denn jeder Grundriss ist eine Variante davon oder eine Mischung. Die Wahl hängt weniger vom Geschmack ab als von der Art, wie Ihr Team arbeitet.

Das Zellenbüro bietet Einzel- oder Doppelbüros an einem Flur. Es ist ruhig und vertraulich, braucht aber viel Fläche und erschwert spontanen Austausch. Das Gruppenbüro fasst vier bis acht Personen in einem Raum zusammen und ist ein guter Kompromiss für Teams, die eng zusammenarbeiten. Das Großraumbüro bringt viele Arbeitsplätze auf einer offenen Fläche unter. Es ist flexibel, stellt aber hohe Anforderungen an Akustik und Rückzugsmöglichkeiten. Das Kombibüro verbindet Einzelräume an den Fassaden mit einer offenen Mittelzone für Begegnung und Gemeinschaftsfunktionen. Beim Multispace oder Activity Based Working gibt es keine festen Plätze mehr, sondern Zonen für Fokusarbeit, Zusammenarbeit, Telefonate und Pausen, aus denen die Mitarbeitenden je nach Aufgabe wählen.

Welcher Typ zu Ihnen passt, entscheiden die Antworten auf die folgenden Fragen. Deshalb kommt die Wahl des Konzepts bewusst nicht am Anfang, sondern erst in der Mitte der Checkliste.

Teil 1: Ziel und Rahmen

1. Was ist der Anlass für das Projekt?

Umzug, Wachstum, ein auslaufender Mietvertrag oder der Wunsch, hybrides Arbeiten besser zu unterstützen: Der Anlass bestimmt Tempo, Budget und Spielraum. Schreiben Sie ihn in einem Satz auf. Wenn Ihnen das nicht gelingt, ist das Projekt noch nicht reif für die Planung.

2. Welches Ergebnis soll das neue Büro liefern?

„Es soll schöner aussehen“ ist kein Ziel, das sich planen lässt. Brauchbarer sind Ziele wie: weniger Lärm bei Telefonaten, Platz für 15 zusätzliche Mitarbeitende, mehr Begegnung zwischen Vertrieb und Entwicklung, ein Empfang, der Kunden besser abholt. Drei bis fünf Ziele reichen und dienen später als Prüfstein für jede Entscheidung.

3. Wer entscheidet, und welcher Budgetrahmen gilt?

Klären Sie, wer das Projekt verantwortet und wer freigibt. Legen Sie außerdem einen groben Rahmen fest, getrennt nach Planung, Umbau, Technik und Einrichtung. Auch eine ehrliche Spanne hilft einem Planer mehr als gar keine Zahl, weil er daran erkennt, ob eine Lösung realistisch ist. Wie sich Kosten zusammensetzen, erklären wir ausführlicher auf unserer Seite zur Büroplanung.

4. Welches Zeitfenster haben wir?

Rechnen Sie rückwärts vom festen Termin, etwa dem Mietvertragsende oder dem Einzug. Planung, Abstimmung, Genehmigungen, Lieferzeiten und Umbau brauchen jeweils eigene Zeit, und Möbel, Trennwandsysteme oder Raum-in-Raum-Lösungen haben häufig Lieferzeiten von mehreren Wochen. Wer erst zwei Monate vor dem Termin anfängt, plant nicht mehr, sondern improvisiert.

Teil 2: Menschen und Arbeitsweise

5. Wie viele Personen arbeiten heute hier, und wie viele in drei Jahren?

Planen Sie mit dem Bedarf, den Sie realistisch erwarten, nicht mit dem Stand von heute. Ein Büro, das beim Einzug voll ist, ist nach einem Jahr zu klein. Ein Büro, das für ein ehrgeiziges Wachstumsziel gebaut wurde, steht dagegen jahrelang halb leer. Eine modulare Aufteilung, die sich später erweitern lässt, schützt vor beiden Fehlern.

6. Wer ist wie oft vor Ort?

Das ist bei hybrider Arbeit die wichtigste Zahl überhaupt. Sind im Schnitt 60 Prozent der Belegschaft gleichzeitig anwesend, brauchen Sie nicht für jede Person einen festen Platz. Ein Desksharing-Konzept spart dann Fläche, die Sie in Besprechungs- und Rückzugsbereiche stecken können. Zählen Sie nach, statt zu schätzen: Eine Woche lang Anwesenheit erfassen reicht oft aus.

7. Welche Tätigkeiten finden statt?

Konzentrierte Einzelarbeit, Telefonate, spontane Abstimmung, geplante Meetings, vertrauliche Gespräche: Jede Tätigkeit stellt andere Anforderungen an Ruhe, Größe und Ausstattung. Notieren Sie pro Abteilung, was den größten Teil der Arbeitszeit ausmacht. Ein Vertrieb mit vielen Telefonaten braucht eine andere Fläche als ein Team, das überwiegend am Bildschirm arbeitet.

8. Wen beziehen wir ein, und wie?

Menschen akzeptieren Veränderungen leichter, wenn sie vorher gefragt wurden. Eine kurze Befragung oder ein Workshop pro Team zeigt außerdem Probleme, die der Geschäftsführung nicht auffallen, zum Beispiel den Ort, an dem es schon heute zu laut ist. Dabei sollten auch Menschen mit unterschiedlichen Bedürfnissen zu Wort kommen. Wie unterschiedlich Büros wahrgenommen werden, zeigt unser Beitrag zum neuroinklusiven Büro.

Teil 3: Fläche und Gebäude

9. Liegt ein aktueller Grundriss vor, und stimmt er?

Bauzeichnungen sind oft Jahre alt und bilden Umbauten nicht ab. Ein neues Aufmaß vor Ort kostet wenig im Vergleich zu den Folgen einer Planung auf falschen Maßen. Prüfen Sie dabei auch die Raumhöhen, denn sie entscheiden darüber, ob Akustikdecken, Segel oder Raum-in-Raum-Systeme überhaupt passen.

10. Was lässt sich im Gebäude nicht verändern?

Tragende Wände, Treppenhäuser, Aufzüge, Steigleitungen und Sanitärbereiche sind Fixpunkte. Auch die Fensterachsen geben ein Raster vor, meist in Schritten von etwa 1,20 bis 1,35 Metern, an dem sich Trennwände sinnvoll anschließen lassen. Ein Grundriss, der diese Fixpunkte respektiert, ist günstiger und schneller umzusetzen als einer, der gegen sie arbeitet.

11. Wie sind Strom, Daten, Licht und Lüftung ausgelegt?

Prüfen Sie, wo Steckdosen und Datenanschlüsse liegen, ob die Leitungen für die geplante Belegung reichen und wie Heizung, Kühlung und Lüftung zonenweise geregelt werden. Neue Anschlüsse im Boden oder in der Decke sind häufig der größte versteckte Kostenblock eines Umbaus, und sie gehören vor die Möbelplanung, nicht danach.

12. Welche Vorgaben gelten für Brandschutz, Fluchtwege und Barrierefreiheit?

Fluchtwege müssen frei bleiben, und Türen, Flurbreiten und Raumgrößen unterliegen Vorgaben, etwa nach der ASR A2.3 für Fluchtwege und der DIN 18040-1 für barrierefreies Bauen. Bei Mietflächen kommt der Mietvertrag hinzu: Was darf verändert werden, und was muss beim Auszug zurückgebaut werden? Klären Sie das früh mit Vermieter und gegebenenfalls Brandschutzbeauftragtem, bevor ein Konzept steht, das so nicht genehmigt wird.

Teil 4: Raumaufteilung

13. Welches Raumprogramm brauchen wir?

Das Raumprogramm ist die Liste aller Bereiche mit Anzahl und grober Größe: Arbeitsplätze, Besprechungsräume in verschiedenen Größen, Telefon- und Fokusplätze, Empfang, Teeküche oder Kantine, Lager, Technik, Archiv. Als grober Faustwert werden bei klassischen Konzepten oft 10 bis 15 Quadratmeter Bürofläche je Arbeitsplatz inklusive Nebenflächen angesetzt. Bei flexiblen Konzepten mit weniger festen Plätzen liegt der Wert deutlich darunter. Nutzen Sie solche Zahlen nur als Orientierung und rechnen Sie mit Ihren eigenen Anwesenheitsdaten nach.

14. Wo liegen ruhige und wo laute Zonen?

Die optimale Raumaufteilung für ein Büro entsteht aus einer einfachen Regel: Laute und ruhige Bereiche gehören nicht nebeneinander. Teeküche, Empfang und Besprechungsbereiche bilden eine belebte Zone, konzentriertes Arbeiten eine ruhige. Dazwischen puffern Schränke, Lager oder Verkehrsflächen. Wer das auf dem Papier festlegt, spart sich später teure Nachbesserungen bei der Akustik.

15. Wie sind Wege und Bewegungsflächen angelegt?

Jeder Arbeitsplatz braucht ausreichend Bewegungsfläche. Die ASR A1.2 verlangt am Arbeitsplatz mindestens 1,5 Quadratmeter mit mindestens einem Meter Tiefe und Breite. Hinzu kommen Gänge und Durchgänge, die auch bei voller Besetzung nicht zum Nadelöhr werden dürfen. Gehen Sie den Grundriss gedanklich vom Eingang zu Küche, Toilette und Besprechungsraum durch und achten Sie darauf, ob Laufwege durch ruhige Zonen führen.

16. Welche Räume brauchen Rückzug und Vertraulichkeit?

Für Telefonate, Bewerbungsgespräche, Personalthemen oder konzentrierte Arbeit brauchen Sie abgeschirmte Orte. Das müssen keine vollwertigen Räume sein. Je nach Fläche eignen sich Telefonboxen, Fokusplätze oder Raum-in-Raum-Systeme, deren Möglichkeiten und Grenzen wir im Beitrag zu Meetingbox und Telefonzelle erklärt haben. Entscheidend ist, dass sie dort stehen, wo sie gebraucht werden, und nicht dort, wo gerade Platz war.

Teil 5: Ausstattung und Umsetzung

17. Wie lösen wir die Akustik?

Akustik gehört in den Grundriss, nicht in die Dekoration. Die Reihenfolge, die sich in der Praxis bewährt: erst die Decke, dann die Wand, dann die Möblierung, zuletzt Teppich und Pflanzen. Eine Garantie für bestimmte Werte lässt sich ohne Blick auf den Raum nicht geben, denn bauliche Voraussetzungen wie harte Oberflächen und offene Deckenbereiche setzen Grenzen. Mehr dazu finden Sie in unserem Ratgeber zum Schallschutz im Büro und zu Akustikpaneelen.

18. Wie sehen Licht und Raumklima aus?

Für Bildschirmarbeit sind laut DIN EN 12464-1 in Büros in der Regel mindestens 500 Lux am Arbeitsplatz vorgesehen. Tageslicht, Blendfreiheit und eine regelbare Beleuchtung gehören ebenso dazu wie eine Temperatur, die sich zonenweise anpassen lässt. Planen Sie Arbeitsplätze so, dass der Blick möglichst seitlich zum Fenster geht, weil Spiegelungen auf dem Bildschirm sonst schnell zum Dauerärgernis werden.

19. Was können wir weiterverwenden, und was muss neu?

Vorhandene Möbel, die ergonomisch in Ordnung und in gutem Zustand sind, sparen Geld und Ressourcen. Prüfen Sie Schreibtische, Stühle, Schränke und Regale ehrlich, und ergänzen Sie nur dort, wo es einen echten Mehrwert gibt. Ergonomie hat dabei Vorrang vor Optik, denn höhenverstellbare Tische und passende Stühle zahlen sich über Jahre aus.

20. Wie läuft die Umsetzung, und wer koordiniert?

Bei Umbau und Einrichtung arbeiten mehrere Gewerke nacheinander: Trockenbau, Elektro, Boden, Decke, Möbel, IT. Jemand muss die Reihenfolge steuern, Termine abstimmen und Abnahmen begleiten. Legen Sie fest, ob das intern passiert oder ob Sie einen Partner beauftragen, der die Koordination übernimmt. Planen Sie außerdem den Umzugstermin so, dass der Betrieb nicht stillsteht, und kalkulieren Sie einen Puffer für Verzögerungen ein.

Grundriss selbst erstellen oder planen lassen?

Einen Grundriss selbst zu zeichnen ist möglich, etwa mit kostenlosen Online-Planern. Für eine erste Idee, wie viele Arbeitsplätze auf eine Fläche passen, reicht das oft aus. Spätestens bei der Frage, ob die Lösung den Vorgaben zu Fluchtwegen und Bewegungsflächen entspricht, wie die Akustik funktioniert und ob Technik und Möbel zusammenpassen, stößt ein Eigenversuch an Grenzen. Dann zahlt sich ein Planer aus, der Fläche, Vorschriften und Einrichtung gemeinsam denkt.

Als herstellerunabhängiger Partner empfehlen wir dabei auch das, was weniger kostet, wenn es reicht. Manchmal genügt eine neue Aufteilung der Zonen, und es braucht gar keinen großen Umbau.

So nutzen Sie die Checkliste

Gehen Sie die 20 Fragen mit den Entscheidern durch und markieren Sie, was Sie schon beantworten können und wo Informationen fehlen. Die Lücken sind Ihr Arbeitsauftrag für die nächsten Wochen. Je mehr Antworten vorliegen, desto präziser fällt eine Planung aus, und desto weniger muss später korrigiert werden.

Büroidee begleitet Ihre Büroplanung

Büroidee ist ein Familienbetrieb mit mehr als 30 Jahren Erfahrung in Büroplanung und Büroeinrichtung. Unser Planungsbüro sitzt in Hallbergmoos bei München, unser Showroom in Schweitenkirchen. Wir planen Büros in München und der Region, und darüber hinaus.

Wir sind herstellerunabhängig. Das heißt, wir planen nach Ihrem Bedarf und nicht nach dem Katalog eines Herstellers, und wir sagen Ihnen auch, wenn eine einfachere Lösung genügt. Michael Röhrl und das Büroidee-Team begleiten Sie von der ersten Frage bis zur Schlüsselübergabe: mit Aufmaß, Konzept, Visualisierung, Einrichtung und der Koordination der Gewerke. Wie das im Einzelnen abläuft, sehen Sie auf unserer Seite zur Büroplanung.

Sie müssen nicht alle 20 Fragen beantworten können, bevor Sie uns ansprechen. Genau dafür sind wir da: Wir klären die offenen Punkte gemeinsam mit Ihnen und schauen uns Ihre Fläche vor Ort an. Wenn Sie schon einen Grundriss haben, bringen Sie ihn zum ersten Gespräch einfach mit.