Büroumzug planen: Zeitplan, Checkliste und was mit den alten Möbeln passiert

Ein Büroumzug sieht von außen aus wie ein logistisches Problem: Kartons, Möbelwagen, ein freies Wochenende. In Wahrheit entscheidet sich sein Erfolg Monate vorher. Wer erst mit dem Packen anfängt, wenn der neue Mietvertrag unterschrieben ist, zieht mit allen alten Problemen in neue Räume und stellt am ersten Arbeitstag fest, dass die Besprechungsräume zu klein sind, die Steckdosen fehlen und niemand weiß, wohin die alten Schränke sollen.

Dieser Beitrag zeigt, wie Sie einen Büroumzug planen: mit einem Zeitplan, der rückwärts vom Umzugstag rechnet, den Fragen, die vor dem Umzug geklärt sein müssen, und einer Antwort auf die Frage, die in fast jedem Projekt zu spät gestellt wird: Was passiert mit der bisherigen Einrichtung?

Wann sollten Sie mit der Planung beginnen?

Für ein Büro mit 20 bis 50 Arbeitsplätzen sollten Sie mit neun bis zwölf Monaten Vorlauf rechnen. Das klingt lang, ergibt sich aber aus festen Fristen: Kündigungsfristen im alten Mietvertrag, Lieferzeiten für Möbel und Technik, die Bereitstellung von Internetanschlüssen und die Abstimmung mit Vermietern. Die folgende Übersicht rechnet vom Umzugstag rückwärts und dient als Orientierung.

Zeitpunkt	Aufgaben
12 bis 9 Monate vorher	Bedarf klären, alten Mietvertrag prüfen, Kündigungsfrist und Rückbaupflichten feststellen, Flächensuche beginnen
9 bis 6 Monate vorher	Neue Fläche auswählen, Raumprogramm und Grundriss planen, Budget festlegen, Umbauten mit dem Vermieter abstimmen
6 bis 3 Monate vorher	Möbel und Systeme bestellen, Umzugsfirma beauftragen, Internet und Telefon am neuen Standort beauftragen, Mitarbeitende informieren
3 bis 1 Monat vorher	Bestand sichten und entscheiden, was mitkommt, verkauft oder entsorgt wird, Akten sortieren, Adressänderungen vorbereiten
Umzugswoche	Neue Möbel montieren, IT aufbauen und testen, Umzug am Wochenende, Etiketten und Platzplan bereitlegen
Nach dem Umzug	Alte Fläche räumen und zurückbauen, Übergabe mit Protokoll, Adressen überall aktualisieren

Je kleiner das Büro, desto kürzer kann der Vorlauf ausfallen. Unter drei Monaten wird es aber auch bei kleinen Teams selten entspannt, weil allein die Lieferzeiten für Möbel, Trennwände oder Telefonboxen mehrere Wochen betragen können.

Mietvertrag, Kündigung und Rückbau

Bevor Sie über neue Räume nachdenken, lohnt ein genauer Blick in den bestehenden Mietvertrag. Gewerbemietverträge sind meist befristet. Dann endet das Mietverhältnis zum vereinbarten Termin, und eine vorzeitige Kündigung ist nur möglich, wenn der Vertrag sie vorsieht. Bei unbefristeten Verträgen über Geschäftsräume gilt nach § 580a Absatz 2 BGB: Die Kündigung muss spätestens am dritten Werktag eines Kalendervierteljahres zum Ablauf des nächsten Kalendervierteljahres erklärt werden. Das sind knapp sechs Monate.

Mindestens ebenso wichtig sind die Rückbaupflichten. Viele Verträge verlangen, dass Einbauten wie Trennwände, zusätzliche Leitungen oder Bodenbeläge beim Auszug entfernt werden. Das kostet Zeit und Geld und gehört deshalb in den Zeitplan. Klären Sie außerdem früh, ob der Vermieter einen Nachmieter akzeptiert, ob Einbauten übernommen werden können und wann die Übergabe mit Protokoll stattfindet.

Die neue Fläche planen, bevor die Kartons gepackt werden

Der größte Fehler bei einem Büroumzug ist, den alten Zustand in neue Räume zu übertragen. Ein Umzug ist die beste Gelegenheit, die Arbeitsweise zu überprüfen: Wie viele Menschen sind tatsächlich gleichzeitig im Büro? Wo wird telefoniert? Welche Besprechungsräume sind dauerhaft ausgebucht und welche stehen leer?

Die Antworten darauf bestimmen, wie groß die neue Fläche sein muss und wie sie aufgeteilt wird. Wer zum Beispiel feststellt, dass im Schnitt nur 60 Prozent der Belegschaft gleichzeitig vor Ort sind, kann mit Desksharing deutlich weniger Fläche anmieten oder die gewonnene Fläche für Rückzugs- und Besprechungsbereiche nutzen. Die wichtigsten Fragen dazu haben wir in unserer Checkliste mit 20 Fragen zu Büroplanung und Grundriss zusammengestellt.

Planen Sie die neue Fläche fertig, bevor Sie Möbel bestellen und bevor die Umzugsfirma ein Angebot abgibt. Erst wenn feststeht, welcher Arbeitsplatz wo steht, lassen sich Datenanschlüsse, Beleuchtung und Akustik richtig auslegen, und erst dann weiß die Umzugsfirma, was in welchen Raum gehört. Wie wir dabei vorgehen, zeigt unsere Seite zur Büroplanung.

Was passiert mit den alten Möbeln?

Diese Frage wird in fast jedem Projekt zu spät gestellt. Dabei hat sie direkten Einfluss auf Budget, Planung und Umzugsvolumen. Gehen Sie den Bestand deshalb zwei bis drei Monate vor dem Umzug Stück für Stück durch und ordnen Sie jedes Teil einer von vier Möglichkeiten zu.

Weiterverwenden: Schreibtische, Stühle und Schränke, die ergonomisch in Ordnung und in gutem Zustand sind, ziehen mit um. Wichtig ist, dass sie im neuen Grundriss bereits eingeplant sind. Sonst stehen sie am Ende dort, wo gerade Platz ist, und nicht dort, wo sie gebraucht werden.

Aufbereiten: Möbel mit solider Substanz, aber sichtbaren Gebrauchsspuren lassen sich neu beziehen, lackieren oder reparieren. Das ist besonders bei hochwertigen Stühlen, Sideboards und Tischen eine echte Alternative zum Neukauf und fügt sich in ein einheitliches neues Konzept ein.

Verkaufen: Was Sie nicht mehr brauchen, ist deshalb nicht wertlos. Beim Ankauf gebrauchter Büromöbel reichen für eine erste Einschätzung Fotos, die Anzahl der Teile und, wenn bekannt, Hersteller und Modell. Je früher Sie anfragen, desto besser lässt sich die Abholung mit dem Umzugstermin abstimmen.

Fachgerecht entsorgen: Was sich weder weiterverwenden noch verkaufen lässt, sollte nicht einfach im Container landen. Werden Möbel in ihre Materialien getrennt und dem Recycling zugeführt, ist das nachhaltiger, und mit einer Dokumentation können Sie die Entsorgung später auch in Nachhaltigkeitsberichten nachweisen.

Wenn die neuen Möbel erst nach dem Einzug geliefert werden können, überbrücken Mietmöbel die Lücke, ohne dass Ihr Team zwischen Umzugskartons arbeiten muss.

IT, Telefon und Internet

Die IT ist der Teil des Umzugs, der den Betrieb am stärksten trifft, wenn etwas schiefgeht. Beauftragen Sie den Internetanschluss am neuen Standort deshalb gleich nach der Unterschrift unter den Mietvertrag. Die Bereitstellung eines Geschäftsanschlusses kann mehrere Wochen dauern, bei Glasfaser, die erst ins Gebäude gelegt werden muss, auch deutlich länger.

Legen Sie außerdem fest, wo Server, Netzwerkschrank, Drucker und Access Points stehen, bevor der Grundriss endgültig ist. Diese Punkte brauchen Strom, Daten und teilweise Kühlung, und sie lassen sich nachträglich nur mit Aufwand versetzen. Vor dem Umzug gehört eine vollständige Datensicherung zum Pflichtprogramm, und am neuen Standort sollten Netzwerk, Telefonie und Drucker getestet sein, bevor das Team am ersten Tag einzieht.

Akten und Datenschutz

Bei einem Umzug gehen Unterlagen durch viele Hände. Personalakten, Verträge und Kundendaten müssen dabei genauso geschützt sein wie im laufenden Betrieb. Verpacken Sie vertrauliche Unterlagen in verschließbaren Behältern, beschriften Sie diese ohne Hinweis auf den Inhalt und klären Sie mit der Umzugsfirma, wer Zugriff hat.

Ein Umzug ist auch der richtige Anlass, Archive auszumisten. Prüfen Sie vorher, welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für welche Unterlagen gelten. Was vernichtet werden darf, gehört in eine Aktenvernichtung nach DIN 66399. Für personenbezogene Daten gilt die Sicherheitsstufe P-4 als üblicher Standard. Lassen Sie sich die Vernichtung bestätigen, damit Sie sie im Sinne der DSGVO nachweisen können.

Mitarbeitende einbinden

Ein Umzug verändert den Arbeitsalltag jedes Einzelnen: den Weg zur Arbeit, den eigenen Platz, die Nachbarn im Büro. Informieren Sie das Team früh und ehrlich über Termin, Gründe und das neue Konzept. Wer die neuen Räume vorab sehen oder an der Planung mitwirken kann, zieht mit einer ganz anderen Haltung um.

Für den Umzug selbst hilft eine klare Aufgabenteilung. Jede Person packt ihren Arbeitsplatz selbst, beschriftet die Kartons mit Name und Zielplatz laut Platzplan und ist für die eigenen Unterlagen verantwortlich. Eine Ansprechperson pro Abteilung beantwortet Fragen und sammelt, was am neuen Standort noch fehlt.

Adressänderung: Wen Sie informieren müssen

Die neue Adresse muss an mehr Stellen geändert werden, als man zunächst denkt. Vorgeschrieben ist die Ummeldung des Gewerbes beim zuständigen Gewerbeamt. Ist Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen, muss die neue Geschäftsanschrift dort angemeldet werden. Zieht eine GmbH in eine andere Gemeinde und ändert sich damit der satzungsmäßige Sitz, ist zusätzlich eine Satzungsänderung nötig. Auch Finanzamt, Banken und Versicherungen brauchen die neue Anschrift.

Dann kommen Kunden, Lieferanten und Dienstleister, Impressum und Datenschutzerklärung der Website, Briefpapier, Visitenkarten, E-Mail-Signaturen und Rechnungsvorlagen. Vergessen werden dabei regelmäßig das Google Unternehmensprofil und Branchenverzeichnisse wie Das Örtliche, 11880 oder Wer liefert was. Veraltete Einträge dort schicken Kunden noch Jahre später an die alte Adresse und schaden der Sichtbarkeit in der lokalen Suche. Ein Nachsendeauftrag bei der Post fängt in der Übergangszeit die Briefe ab, die trotzdem noch an die alte Anschrift gehen.

Der Umzugstag

Legen Sie den Umzug auf ein Wochenende oder einen Brückentag, damit der Betrieb möglichst kurz ruht. Reservieren Sie in beiden Gebäuden die Aufzüge und klären Sie mit der Hausverwaltung, wann geliefert werden darf. Wo vor dem Gebäude keine Ladezone vorhanden ist, braucht es eine Halteverbotszone, die rechtzeitig bei der Stadt beantragt werden muss. In München ist dafür das Kreisverwaltungsreferat zuständig.

Am entspanntesten verläuft der Umzugstag, wenn die neuen Möbel bereits stehen. Werden Schreibtische, Stauraum und Besprechungsmöbel einige Tage vorher geliefert und montiert, muss am Umzugstag nur noch eingeräumt werden, was tatsächlich umzieht. Ein Platzplan im Eingangsbereich und Etiketten an jeder Tür zeigen den Umzugshelfern, wohin welcher Karton gehört.

Häufige Fragen zum Büroumzug

Wie lange vorher sollte man einen Büroumzug planen?

Für Büros mit 20 bis 50 Arbeitsplätzen sind neun bis zwölf Monate ein realistischer Vorlauf. Bei kleineren Teams reichen vier bis sechs Monate, sofern keine Umbauten nötig sind. Unter drei Monaten wird es knapp, weil Lieferzeiten für Möbel und Internetanschlüsse mehrere Wochen betragen können.

Kann während des Umzugs weitergearbeitet werden?

Bei guter Vorbereitung ja. Liegt der Umzug auf einem Wochenende, ist die IT am neuen Standort vorab getestet und stehen die neuen Möbel bereits, kann das Team am folgenden Arbeitstag am neuen Ort weitermachen. Für Abteilungen mit Kundenkontakt lohnt eine Rufumleitung für die Übergangszeit.

Sind die Kosten für einen Büroumzug steuerlich absetzbar?

Kosten für einen betrieblich veranlassten Umzug sind grundsätzlich Betriebsausgaben. Das gilt für Transport, Montage und Umbauten genauso wie für Beratung und Planung. Neue Möbel werden je nach Anschaffungswert sofort oder über die Nutzungsdauer abgeschrieben. Die Details klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.

Büroidee begleitet Ihren Büroumzug

Büroidee ist ein Familienbetrieb mit mehr als 30 Jahren Erfahrung in Büroplanung und Büroeinrichtung. Unser Planungsbüro sitzt in Hallbergmoos bei München, unser Showroom und Gebrauchtmöbel-Zentrum in Schweitenkirchen.

Bei einem Umzug übernehmen wir den Teil, der über die Qualität der neuen Räume entscheidet: die Planung der neuen Fläche, die Kompletteinrichtung mit Lieferung und Montage vor dem Umzugstag und den Umgang mit der bisherigen Einrichtung. Wir prüfen, was weiterverwendet werden kann, bereiten auf, was sich lohnt, kaufen an, was nicht mehr gebraucht wird, und kümmern uns um die fachgerechte Entsorgung des Rests. Weil wir herstellerunabhängig arbeiten, planen wir nach Ihrem Bedarf und nicht nach dem Katalog eines Herstellers.

Je früher wir einbezogen werden, desto mehr lässt sich aus dem Bestand weiterverwenden und desto entspannter wird der Umzugstag. Bringen Sie zum ersten Gespräch einfach den Grundriss der neuen Fläche mit, wenn Sie schon einen haben.